Авансовый отчет по командировке

Какие документы нужны для отчета по командировке

Заполнение отчета о командировке

Отчет о командировке является документом, который подтверждает наличие работника на вверенном ему объекте для временного исполнения своих обязанностей. Каждое предприятие самостоятельно определяет вводить ли такие обязательства в своей организации или нет, однако если такие положения изначально закреплены в уставе фирмы или иных локальных нормативных актах, исполнение требований руководства по предоставлению отчетности обязательно.

Отчет о командировке, если его оформление устанавливается локальным нормативным актом организации, в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:

  1. Реквизиты отчета – регистрационный номер, дата и место составления документа.
  2. Длительность командировки, который является периодом командировки. Именно за это время составляется отчет.
  3. Основания для назначения работнику командировки исходя из нужд предприятия.
  4. Причины отправления в командировку конкретного лица.
  5. Цели поездки и поставленные работнику задачи, которые требуют исполнения во время командировки.
  6. Результаты командировки, которые получилось или не получилось достичь. При отсутствии достижения поставленных целей указываются причины провала, а также особенности осуществления труда во время поездки.

При отсутствии достаточности места на бланке, к нему подшивается дополнительный лист или листы формата А4, на которых работник в максимально подробном изложении описывает итоги командировки – положительные и отрицательные динамики, дополнительные процедуры, которые потребовались или могут потребоваться в будущем для решения поставленных задач и прочее.

Отчеты могут быть нескольких видов, поэтому, есть ли необходимость в приложении каждого из них, нужно уточнять у руководства.

Работнику может потребоваться приложить:

  1. Отчет о служебной командировке по выполнению поставленных целей и задач, особенностях их исполнения на ином месте осуществления трудовой деятельности и т.д.
  2. Авансовый отчет, который характеризуется тратами, которые требовались и были необходимы работнику в течение того времени, пока они находились в командировке.
  3. Иные документы, которые могут относиться к отчетности.

При этом устанавливается, что работодатель может воспользоваться бланками отчетов, которые были разработаны на государственном уровне, либо разработать весь документооборот самостоятельно.



Вход на сайт

RSS Печать
Рубрика: Делопроизводство Ответов: 26

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

« Первая ← Пред.1 След. → Последняя (3) »

Идет отправка уведомления…

Идет отправка уведомления…

Идет отправка уведомления…

Написал 5860 сообщений Написать личное сообщение Репутация: 853

…..(виды работ). Командируемый работник в Отчете по командировке расписывает достигнутые цели в командировке, поставленные в Задании. Подпись командируемого работника и дата. Ньюанс: отчет по командировке вместе с проездными доками/квитанциями о проживании и т.д. предоставляется за 3-5 дней после прибытия из командировки.

Идет отправка уведомления…

Идет отправка уведомления…

Идет отправка уведомления…

Написал 5860 сообщений Написать личное сообщение Репутация: 853

Гость писал(а):

А каков срок хранения задания на командировку, не подскажете? Они являются приложением к приказам или 10 лет хранятся с отчетами?

У Приказов на зарубежные и длительные командировки срок хранения 75 лет, приказ делается на основе задания, которое подшивается к этому приказу, итого вывод-срок хранения у задания на такую командировку такой же, как и у приказов.

Идет отправка уведомления…

Написал 963 сообщения Написать личное сообщение Репутация:

Идет отправка уведомления…

Написал 93 сообщения Написать личное сообщение Репутация:

Идет отправка уведомления…

Написал 358 сообщений Написать личное сообщение Репутация:

Inesska писал(а):

Подскажите пожалуйста, какую можно написать цель, если работник ездил на семинар? Обмен опытом? Может еще что-нибудь?

посещение семинара. Чем вам не нравится указание правдивой цели?

Идет отправка уведомления…

« Первая ← Пред.1 След. → Последняя (3) »

Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться.

Форма

Руководство организации самостоятельно может определять необходимость составления документации и отчетности о командировках в соответствии со ст. 8 и ст. 22 ТК РФ, при этом такие полномочия позволяют создавать собственные локальные формы предоставления таких документов в бухгалтерию или руководителю структурного подразделения.

В случае, если руководство не желает разрабатывать собственные образцы отчетности, однако обязывает сотрудников вести отчетность и предоставлять ее по завершению командировки, законодательство предоставляет возможность использовать разработанные Госкомстатом бланки в формах Т-10 и Т-10а.

При этом составление авансового отчета является обязательным, так как руководству организации необходимо определить понесенные расходы на содержание командированного работника, а также вести бухгалтерский отчет в полном соответствии с нормами трудового и налогового права.

Авансовый отчет предоставляется по форме №АО-1, которая была разработана аналогичным образом служащими Госкомстата.

Авансовый отчёт по командировке в 2020 году

Если сотрудник получил средства на административно-хозяйственные издержки, по возвращению на рабочее место он обязан подтвердить расходы.

Для этого необходимо внести сведения в специальный бланк и приложить документы-основания.

В ситуации, когда деньги не выдавались, оформление отчёта не требуется. Возмещение затрат происходит по заявлению подчинённого.

Как заполнить?

На составление авансового отчета после командировки отводится три дня. Если в этот период субъект отсутствовал, например, по причине болезни, то отсчёт начинается с момента выхода на работу.

Докладная записка о расходах в командировке должна быть составлена в определённом виде.

Это может быть:

  • унифицированный бланк 0504505, утверждённый Приказом Минфина 52н, для бюджетников;
  • форма АО-1 или документ, разработанный самостоятельно, для остальных организаций.

К командировочным расходам относят:

  • издержки на проезд к месту выполнения служебного задания и обратно;
  • наём жилья;
  • суточная оплата за пребывание в командировке;
  • другие траты, одобренные работодателем.

Требования и необходимые данные

Согласно действующим нормам, авансовый отчёт применяют для учёта средств, выданных на административно-хозяйственные нужды.

Оформляют, руководствуясь следующими правилами:

  • заполнение осуществляется на бумажном носителе или с помощью компьютерной техники;
  • достаточного одного экземпляра, подготовленного подотчётным лицом и сотрудником бухгалтерии;
  • нужно представить документы, подтверждающие затраты (квитанции, чеки, проездные билеты), и вычислить общую сумму издержек.

Пошаговая инструкция

Подотчётному лицу следует придерживаться следующего порядка заполнения бланка.

Вначале оформить графы 1–6 путём внесения данных, перечисленных в таблице:

12–45–6
Номера расходовДаты, идентификаторы, названия документов-оснований, наименование затраты, например, суточныеСуммы издержек, указанные в представленных бумагах

Далее:

  • поставить подпись и расшифровку;
  • правильно пронумеровать подтверждающие документы, соблюдая идентичный порядок, и приложить их к отчёту;
  • передать составленный документ в бухгалтерию или руководителю, если в организации нет отдельной финансовой структуры;
  • получить расписку о том, что бумага принята к рассмотрению.

Форма и разделы

Наиболее распространённый вид авансового отчёта АО-1, утверждён Постановлением Госкомстата России 55 от 01.08.2001.

можно на официальном сайте ведомства или на нашем сайте:

Документ состоит из двух страниц.

На лицевой стороне находятся:

  • номер и дата составления;
  • название организации;
  • общая сумму отчёта;
  • ФИО и подпись руководителя;
  • данные подотчётного лица, включая структурное подразделение, должность и табельный номер;
  • назначение аванса;
  • размер выданных средств;
  • дата и номер кассовой операции;
  • остаток и перерасход;
  • бухгалтерская запись;
  • отметка о проверке и подтверждённая сумма;
  • подписи ответственных лиц;
  • расписка о принятии документа к проверке (под линией отреза).

Оборотная сторона формы представляет собой реестр, который содержит:

  • порядковые номера и реквизиты документов, подтверждающих расходы;
  • сумму издержек по расчёту и принятую к учёту;
  • дебет счёта;
  • подпись подотчётного лица.

Форма по ОКУД 0504505, установленная нормативные актами для отчётности бюджетников, имеет свои особенности:

  • на первой станице добавлена таблица сведений о перерасходе и внесении остатка;
  • реестр на оборотной стороне дополнен пояснениями кому, за что и по какому документу уплачено.

Авансовый отчёт для бюджетников

Кто подписывает и согласовывает?

В коммерческой организации сумму утверждает главный бухгалтер, а если он отсутствует, то эту функцию исполняет директор.

На государственном предприятии целесообразность произведённых расходов удостоверяется руководителем структурного подразделения, где трудится подотчётное лицо.

Нумерация

Согласно Указаниям по применению и заполнению формы АО-1, разработанным Госкомстатом РФ, документам, приложенным к авансовому отчёту, присваивается порядковое число, идентичное записи, проставленной в бланке.

Образец и пример заполнения 2020

Минимизировать ошибки подотчётников помогут специальные рекомендации, утверждённые приказом руководителя организации. С такой инструкцией сотрудников знакомят под роспись.

К документу можно добавить образец заполнения авансового отчета по командировке:

отчет 2

Можно ли оформить в электронном виде?

Согласно ФЗ от 06.12.2011 N 402, первичные документы разрешается составлять на компьютере и заверять простой или неквалифицированной электронной подписью.

Подтверждающие документы

Конкретный перечень бумаг, которые нужно приложить к авансовому отчёту, не установлен и зависит от конкретной ситуации.

Например, по расходам на проживание можно представить:

  • счёт гостиницы с чеком ККТ или бланком строгой отчётности;
  • справку с детализацией услуг и подтверждением фактической оплаты;
  • договор найма квартиры, действующий в период поездки, и расписку о получении денег арендодателем (если это физическое лицо).

Затраты на проезд к месту выполнения служебного задания и обратно обосновывают следующими бумагами:

  • пассажирский билет, багажная квитанция или посадочный талон со штампом о досмотре в случае, если сотрудник пользовался услугами воздушного перевозчика;
  • билет или выписка из автоматизированной системы управления, если речь идёт о железнодорожном транспорте;
  • чек ККТ или БСО на оплату за пользование легковым такси;
  • путевой лист и квитанция АЗС, если поездка совершена на личном автомобиле;
  • договор аренды ТС, акт приёма-передачи, возврата, кассовый чек на оплату найма транспортного средства.

Сроки сдачи

Отчёт необходимо представить в течение трёх дней после возвращения из командировки. В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте в указанном периоде документ должен быть составлен и передан в бухгалтерию после того, как субъект снова приступит к исполнению обязанностей.

Штрафы за нарушения

Подотчётное лицо обязано соблюдать нормы действующего законодательства, в частности, Указания Банка России 3210-У о порядке ведения кассовых операций.

Представление авансового отчёта с опозданием – это дисциплинарный проступок.

В соответствии со ст.193 ТК РФ сотрудник может быть привлечён к ответственности в виде замечания или выговора.

Бухгалтерские проводки

Затраты работника, понесённые в период служебной поездки, списываются после утверждения авансового отчета по командировке проводкой дебет счёта 26 (44) кредит счёта 71.

Разделы

При заполнении документов учитываются его разделы. Несмотря на то, что работодатель может самостоятельно устанавливать формы составления отчетов, они должны содержать определенные данные, необходимые для проверки соответствия бухгалтерией предприятия.

Обычно к составлению отчетов выдвигаются следующие требования:

  • полностью и максимально подробно должна быть описана цель поездки и выданные руководителем задания, весь процесс их выполнения и полученные результаты;
  • цели и задачи описывает работодатель или любое иное лицо, обладающее соответствующими полномочиями, также это может сделать работник, исходя из ранее полученного задания;
  • обстоятельства решения задач и выполнения целей должны быть описаны работником, который отправлялся в командировку.

Составление отчетов оформляется согласно принятым в организации правилам и нормам с указанием необходимых реквизитов и данных.

К необходимым реквизитам относятся:

  • юридическое наименование организации;
  • номер документа;
  • дата его составления;
  • персональные данные сотрудника, который был отправлен в командировку, а также занимаемая им должность;
  • информация о структурном подразделении, которое направило работника в поездку;
  • место прибытия гражданина, в которое он отправлялся исполнять свои профессиональные обязанности;
  • сроки поездки;
  • основания для организации командировки;
  • кем и как производится финансирование лица, которое было отправлено в командировку;
  • цели и задачи работника, которые тот должен выполнить в установленный командировкой срок;
  • подписи руководства.

Часть разделов заполняются руководителем или иными лицами, которые уполномочены осуществлять такую деятельность, а часть — самим работником.

Бухгалтерия и отчетность

В бухгалтерии принимается решение о выплате понесенных расходов в соответствии с предоставленными документами. Если сотрудник сделал это с нарушениями, даже руководитель организации не вправе дать указание возместить их. Весь пакет предоставляется сотруднику бухгалтерии в установленные сроки. Также здесь можно получить информацию о нужных позициях в документации. В зависимости от специфики работы организации список бумаг может сокращаться или увеличиваться.

В данном видео рассказано, как вести учет командировочных расходов, правильно заполнять документацию. Даны разъяснения касаемо проводок по расходам за служебные поездки на основании документов.

Сбор пакета документов для командировки позволит избежать неприятных последствий по возвращению. Эту информацию необходимо изучить до поездки, так как часть бумаг оформляется непосредственно в ее процессе.

Оформление поездки в командировку требует особого внимания и соблюдения определенных правил. Каждый год меняются условия, правила, по которым осуществляется учет, и порядок проведения расчетов, что требует пристального внимания бухгалтерии организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Командировка – это выезд за пределы офиса/предприятия согласно оформленному приказу руководителя.

Она может быть плановая, спланированная и внеплановая, продолжительная и краткосрочная.

Командировка может быть оформлена как на одного сотрудника, так и на группу работников. По приказу руководителя командированные могут направляться в поездку как по России, так и за границу.

Читать дальше: Возврат денежных средств за срыв поставки товара

Правила заполнения

Заполнение отчета требует соблюдения установленных на предприятии правил ведения отчетности и документооборота, так как несоответствие принятым стандартам может негативно сказаться при проведении какой-либо проверки со стороны налоговых органов.

При полном выполнении поставленных задач, работник делает соответствующую пометку в специально отведенном для этого поле. Если цели по каким-либо причинам не были выполнены, то в данном поле указывается информация о неисполнении возложенных обязательств.

Основания и причины невыполнения работы предоставляется работодателю в виде докладной записки с полными пояснениями работника. В случае вины работника, работодатель имеет право возложить на ответственное лицо дисциплинарное или материальное взыскание, равное понесенным убыткам.

Документы для отчета

Для предоставления полного отчета о поездке по необходимости предприятия, работник должен предоставить установленный пакет документов, исходя из которого работодатель или бухгалтерия сделает соответствующие выводы о рентабельности осуществления командировок в будущем, а также сможет определить фактически понесенные расходы.

К отчету о командировке прикладываются:

  • приказ о направлении работника в служебную командировку, издаваемый руководством непосредственно перед поездкой;
  • авансовый отчет, который составляется в связи с расходами работника во время командировки;
  • командировочное удостоверение – документ, устанавливающий право работника исполнять свои обязанности в удаленном от предприятия месте;
  • служебное задание – цели и задачи, поставленные перед сотрудником организации на время поездки.

Проверкой документов занимаются налоговые органы, поэтому при их подаче важна правильность заполнения, а также полное соответствие установленных положений действительности.

В случае с составлением авансового отчета для бухгалтерии, работник должен предоставить все чеки, квитанции и иные платежные документы, подтверждающие осуществление растрат по необходимости.

К таким документам могут относиться:

  • квитанции об оплате номера в гостинице или договор аренды жилого помещения на определенный срок;
  • билеты или иные проездные документы, которые устанавливают реальную стоимость проезда гражданина до города, а также в его черте;
  • чеки на покупку различных изделий и продуктов питания и т.д.

Предоставление документов по всем тратам позволит работнику обезопасить себя от каких-либо претензий со стороны бухгалтерии.

Образец заполнения лицевой стороны отчета Образец оформления оборотной стороны формы №АО-1

Что говорит закон?

Процедура подготовки работника к командировочной поездке, правила оформления, список необходимых документов установлены законодательством РФ и являются обязательным условием для признания командировки действительной.

Нормативная база

Нормативной базой, регулирующей особенности оформления командировки, права, а также обязанности работодателя и направляемого в рабочую поездку сотрудника является:

  • Трудовой кодекс (глава 24);
  • Постановление №729;
  • Постановление №749;
  • Постановление № 771;
  • Постановление №812;
  • Постановление №922;
  • Постановление №1595;
  • Налоговый кодекс.

Ознакомиться с документами можно тут:

Согласно Российскому законодательству, командировка на сотрудника оформляется только при наличии трудового договора, и если основная деятельность работника не связана с постоянными разъездами, не происходит в пути (например, работа водителя, курьера и т. д.).

Работник не имеет права отказаться от командировочной поездки без уважительных причин.

В противном случае отказ от выполнения рабочего задания считается дисциплинарным проступком и подлежит наказанию в виде:

Существует категория граждан, отказ от командировочной поездки которых не является дисциплинарным поступком.

В данном случае основанием для отказа от командировки могут быть медицинские противопоказания.

Некоторые сотрудники могут направляться в командировку только с их письменного согласия:

  • женщины, имеющие ребенка в возрасте до трех лет;
  • опекуны несовершеннолетних детей;
  • работники, являющиеся родителями-одиночками ребенка в возрасте до пяти лет;
  • работники, в чьих семьях есть дети инвалиды;
  • работники, осуществляющие уход за больными родственниками;
  • работники, выдвигающие свою кандидатуру на выборы.

Кроме того, согласно установленным законодательством правилам, направлять в командировку запрещено:

  • инвалидов;
  • беременных женщин;
  • сотрудников моложе 18 лет;
  • сотрудников, с которыми заключен ученический договор.

Командировочная поездка должна сопровождаться отчетностью и подтверждаться документально.

Перечень необходимых для командировки документов утвержден в 2008 году и указан в Положении №749, согласно которому для служебной поездки необходимо оформление:

Перечисленные документы являлись обязательным условием при оформлении командировки. В связи с изменениями законодательства, список необходимых для служебной поездки документов несколько сократился.

Изменения в 2020 году

Положение о правилах направления в командировку неоднократно пересматривалось и дорабатывалось.

Нововведения сделали процесс оформления командировки значительно проще в связи с отменой некоторых обязательных документов.

По новым правилам, для оформления служебной поездки в 2019 году необязательными стали следующие документы:

  • командировочные удостоверения;
  • служебное задание;
  • отчет о поездке;
  • журналы учета.

Еще одним нововведением является отмена ограничений сроков командировки.

Ранее срок поездки не мог превышать сорока дней или одного года для строителей. По новым правилам срок командировочной поездки определяется работодателем и зависит от объема порученного задания.

Аккордная оплата труда — что это такое? Смотрите здесь.

Сроки предоставления отчета

По общему правилу вернувшийся из командировки работник обязан в течение трех дней предоставить отчет о проделанной работе, однако точные сроки устанавливаются локальными нормативными актами предприятия. Максимальный срок подачи документов не должен превышать одного месяца после возвращения сотрудника, если на предприятии введена необходимость в предоставлении отчетности.

Согласно ст. 191 ГК РФ, исчисление срока начинается на следующий день после наступления события, то есть в случае с командировкой – после возвращения лица на постоянное место работы и его выхода на нее. Также в случае необходимости составления отчета в короткий срок, выходные и праздничные дни не учитываются.

Согласование отчета

Согласование отчета производится в случае, если такие положения устанавливаются локальными нормативными актами предприятия, аналогично с необходимостью составления отчета вообще. Работодатель может обязать сотрудников согласовывать документы с их непосредственным руководителем, однако некоторые фирмы этого просто не делают.

Начальник подразделения должен утвердить отчет или ознакомиться с ним, поставив свою подпись в соответствующем месте. В некоторых случаях, например, при получении опыта или повышении квалификации, отчет о проделанной работе вовсе не требуется, достаточно лишь приказа о направлении сотрудника в соответствующую командировку.

Образец отчета

Отчет о проделанной работе в командировке может составляться различными способами в зависимости от локальных актов организации или не составляться вообще.

Виды отчетов о командировке:

  1. Отчет о командировке в свободной форме, утвержденный предприятием.
  2. Отчет о командировке по форме №Т-10а.
  3. Авансовый отчет о понесенных расходах.

Отчетность при командировках помогает избежать трудностей с налоговой службой, так как документы соответствуют количеству произведенных предприятием трат. Небольшие организации могут не требовать составления отчетности, однако им рекомендуется это делать вне зависимости от отсутствия законодательных обязательств.

Служебное задание

Одним из самых главных документов, который определяет назначение командировки, является служебное задание на командировку (образец заполнения можно скачать по ссылке в конце статьи). В данном документе представлена самая исчерпывающая информация о том, то должно быть выполнено в процессе отъезда сотрудника и в течение какого срока.

Информация, которая должна быть представлена в служебном задании:

  • Время, которое будет затрачено на осуществление командировки и выполнение задания, указанное в днях. Также указывается дата начала и окончания командировки;
  • Система оплаты труда, которая будет применяться к данному работнику;
  • Указывается главная цель, которая должны быть достигнута в результате данной командировки;
  • Причина, которая повлекла за собой оформления такой поездки. Причина указывается не всегда, поскольку она не всегда есть на предприятии.

Служебное задание на командировку в 2020 году имеет такую же форму, как в предыдущие периоды. Ничего не изменилось. Используется специальная форма Т-10а. Эта форма является официальной стандартной формой, которую могут использовать предприятия любой формы собственности и любой деятельности.

Если внимательно посмотреть предлагающуюся форму, то станет видно, что она содержит информацию не только о самом задании, но также и имеет отчетные графы. Данная часть заполняется уже по итогу осуществления командировки, когда субъект вернется и выйдет на работу. Сотрудник должен отчитаться о том, какие задания он выполнил, чего достиг и т.д.

Очень часто при заполнении такого документа возникает проблема, поскольку в документе обязательно необходимо указать основание, которое послужило для командировки. И никто не знает, что указывать. Так вот основанием для таких действий могут быть:

  • Служебная записка руководителя или начальника отдела о том, то есть необходимость направить сотрудника на выполнения своих должностных обязанностей в другой город или страну;
  • Документы, подтверждающие возможность в дальнейшем подписать контракт или договор о сотрудничестве с контрагентами;
  • Документы судебного характера, например, повестка в суд;
  • Претензионные заявления, жалобы и т.д. от партнеров, которые требуют урегулирования возникшего конфликта;
  • Соглашения и договора с партнерами о том, то один из сотрудников будет направлен на краткосрочную работу в другой город.

В принципе, подтверждающим документом может быть любой, главное – его непосредственное наличие в бухгалтерии.

Для того, чтобы заполнить отчет о выполнении командировочного задания, в нем необходимо в обязательном порядке указать следующую информацию:

  • Полное наименование компании, в которой работает человек;
  • ФИО сотрудника, который будет направлен в командировку;
  • Должность и подразделение, где работает субъект;
  • Информация о командировке: куда направляется человек, на какой срок, в какую организацию;
  • Способ финансирования командировки: за счет средств бюджета, за счет прибыли организации и т.д.;
  • Цель, которую необходимо достичь. Задания командировки;
  • Отчет о проделанной работе.

Вся информация заполняется перед командировкой, на чистом бланке. И только итоговые результаты сам работник заполняет по итогу возвращения из нее Результат достижения цели заверяет начальник отдела.

Оплата суточных командировочных расходов в 2020 году

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия: как сделать и заполнить

Не секрет, что у любой Организации достаточно часто возникает необходимость оформить покупку через авансовый отчет. И чтобы сделать авансовый отчет сразу правильно и без ошибок любому бухгалтеру хочется иметь образец заполнения документа в 1С. Разные виды операций в авансовом отчете в 1С 8.3 Бухгалтерия добавляют вопросов, а что же выбрать и как заполнить документ. Давайте разбираться:

  • какой вид операции выбрать в том или ином случае;
  • как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3.

Авансовые отчеты в 1С 8.3: пошаговая инструкция

На схеме ниже представлена пошаговая инструкция по работе с подотчетными лицами. Основных шагов всего три:

  • Аванс подотчетнику;
  • Отчет подотчетника;
  • Окончательный расчет.

Каждый шаг подробно описан – смело ищите свою ситуацию на схеме.

image002

В данной статье мы подробно рассмотрим блок Отчет подотчетника. И начнем разбор с вопроса – Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3?

Вид операции в авансовом отчете 1С 8.3

Оформление Авансового отчета осуществляется в разделе Банк и касса по ссылке Авансовые отчеты .

При создании документа сразу же возникает вопрос, – какой Вид операции выбрать?

image003

  • Авансовый отчет – это универсальный вариант, его можно использовать при любых обстоятельствах.
  • Авансовый отчет по командировке – упрощенный вариант, его рекомендуется выбирать для отчета по командировкам только, если подключен онлайн-сервис Smartway ( Администрирование – Подключение данных Smartway ).

Если вы приняли решение использовать в работе Авансовый отчет по командировкам , то обратите внимание на ряд ограничений в документе:

  • нет возможности указать данные счета-фактуры:
    • если подключен Smartway, то на все расходы с НДС создается документ Счет-фактура (Бланк строгой отчетности) с кодом вида операции – 23, без возможности его редактирования;
    • если Smartway не используется, то весь выделенный НДС автоматически списывается на расходы, не принимаемые в НУ.
  • нельзя использовать при выдаче подотчетных сумм в валюте:
    • по умолчанию задан счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» без возможности его редактирования на счет 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)».

Авансовый отчет в 1С 8.3: образец заполнения

Теперь вы знаете, как делать Авансовый отчет в 1С 8.3. Перейдем к его заполнению.

Авансовый отчет

Документ с этим видом операций состоит из множества вкладок, что позволяет нам отразить разнообразные операции. Пройдемся по каждой вкладке.

image004

Авансы – все выданные ранее подотчетные суммы (в т.ч. денежные документы), за которые отчитывается подотчетник.

image005

Товары – ТМЦ закупленные подотчетником. На эти позиции не были выставлены документы в адрес нашей Организации, например, ТОРГ-12.

  • Документ (расхода) – документ, подтверждающий стоимость приобретенных ТМЦ;
  • Поставщик – продавец ТМЦ, обязательно заполняется при предоставлении счета-фактуры;
  • СФ – флажок устанавливается, только если был предоставлен дополнительно еще и СФ.

image006

Оплата – заполняется, только если подотчетник оплатил товары (услуги), оприходованные документом Поступление (акт, накладная) . Это полезно делать, если нужно, чтобы покупка попала в Акт сверки с контрагентом.

image007

Прочее – расходы, у которых нет материальной формы и поэтому они не попали на вкладку Товары . Например, услуги, за которые отчитывается подотчетник.

  • Поставщик – поставщик услуг, поле обязательно заполняется при предоставлении счета-фактуры или БСО;
  • СФ – флажок устанавливается, только, если был предоставлен дополнительно еще и СФ. Если вместо СФ получен БСО, установите флажки СФ и БСО одновременно.

В строке итогов отражается финансовый результат от операции. В зависимости от наличия остатка или перерасхода зависят дальнейшие действия бухгалтера.

При интеграции программы со Smartway , данный вид документа также можно использовать. В этом случае загруженные из данного сервиса документы отразятся на дополнительной вкладке Билеты .

Авансовый отчет по командировке

image008

В Авансовом отчете по командировкам нет вкладок, т.к. он не подразумевает внесение оплаты или приобретение ТМЦ. Как и следует из названия, этим документом отражаем только командировочные расходы. Теперь посмотрим, как заполнить шапку и табличную часть нашего документа.

  • Период – время, проведенное в командировке;
  • Суточные – размер суточных положенных подотчетнику, рассчитывается автоматически в зависимости от Периода . При необходимости можно изменить дневную ставку, перейдя по ссылке с суммой. В этой же форме заполняется аналитика по затратам.

image009

Внимание! В данном документе отражаются только затраты по суточным для бухгалтерского и налогового учета. Чтобы учесть суточные в целях учета НДФЛ и страховых взносов необходимо внести дополнительные документы в блоке Зарплата . Подробно узнать о том, как учитывать сверхнормативные суточные и суточные в пределах норм можно в нашем курсе Модуль 9. Кадры и ЗП Тема 9.8. Начисление зарплаты за август.

  • Аванс – сумма аванса, выданного подотчетному лицу на командировку. По ссылке необходимо подобрать расчетные документы. Не попавшие в данный список подотчетные суммы отражаются как Предыдущий аванс (остаток) в Строке итогов .

image010

В табличной части отражаются командировочные расходы, кроме билетов, загруженных через Smartway . Они учитываются на счете 76.41 «Приобретение билетов для командировок», отдельно от подотчетных сумм. Купленные Организацией билеты отражаются по ссылке Билеты , которая доступна только при подключении интеграции с Smartway .

Чтобы избежать проблем с вычетом НДС не рекомендуется вносить в документ расходы, не подтвержденные БСО, т.к. для каждой строки автоматом будет создан документ Счет-фактура (бланк строгой отчетности) .

image011

Если расходы с выделенным НДС присутствуют, но нет счета-фактуры, то надо использовать универсальный вид операции Авансовый отчет . Он также подходит при работе со Smartway . Загруженные из данного сервиса документы отразятся на дополнительной вкладке Билеты .

Авансовый отчет: проводки в 1С 8.3

Теперь перейдем к заключительной части оформления нашего документа. Итак, какие же проводки сформирует документ при проведении.

Рассмотрим проводки по каждой вкладке документа Авансовый отчет :

  • Авансы – проводки не формируются, данные нужны только для информации и печатной формы.
  • Товары :
    • Дт счет учета ТМЦ Кт 71.01;
    • Дт 19.03 Кт 71.01 – если заполнена графа НДС ;image012
  • Оплата – Дт счет расчетов Кт 71.01;image013
  • Прочее :
    • Дт счет затрат Кт 71.01;
    • Дт 19.04 Кт 71.01 – если заполнена графа НДС ;
    • аналогично вкладке Товары – могут быть сформированы проводки по списанию НДС.

image014

В Авансовом отчете по командировке проводки формируются только по счетам затрат для расходов, которые отражены по ссылке Суточные и в табличной части документа.

Стоимость билетов по командировке, загруженная из Smartway , отражается на вкладке Билеты авансового отчета или ее можно увидеть по ссылке Билеты в авансовом отчете по командировке. Проводка будет Дт счет затрат Кт 76.14.

Теперь вы знаете, чем в 1С Авансовый отчет отличается от Авансового отчета по командировке и никогда не запутаетесь при оформлении подотчетных сумм.

https://zonapravosudia.ru/tk/kak-sdelat-otchet-po-komandirovke.html
https://profbuh8.ru/2019/12/avansovyiy-otchet-v-1s-8-3-buhgalteriya-kak-sdelat-i-zapolnit/

X