Как it-решения для организации командировок экономят деньги и время бизнеса.

Отзывы бизнеса о результатах работы
с системой управления командировками Smartway

Бизнес-тревел-агентства появились в девяностые годы, когда у компаний не было возможности самостоятельно купить билеты, для этого нужен был посредник.
Сегодня такой проблемы нет. Современные IT-решения дешевле, надежнее, а главное, позволяют интегрировать командировки во внутренние процессы бизнеса, например, сделать так, чтобы авансовые отчеты заполнялись автоматически, а данные о затратах попадали в управленческую отчетность.
Совместно с лидером российского рынка* Smartway мы расскажем и покажем на примерах реальных компаний, как бизнес экономит время и деньги на командировках.

P. S. А если вы хотите сразу прочитать подробные отзывы от таких компаний, как «Додо Пицца», Модульбанк, Gett, и других, то вам вот по этой ссылке.

Внешне это платформы, которые напоминают привычные сайты для покупки билетов и бронирования отелей. Вы вводите направление, даты и видите все доступные варианты по лучшим ценам. При этом бизнес также получает дополнительные услуги: тревел-поддержка 24/7, инструменты согласования и контроля расходов, закрывающие документы, оплата по счету и кешбэк от авиакомпаний.
Отличие от тревел-агентств. Посреднику выгодно, чтобы вы покупали наиболее дорогие варианты, поэтому далеко не всегда бизнесу достаются самые оптимальные предложения. В то время как в онлайн-сервисах вы получаете доступ ко всем вариантам и можете самостоятельно выбрать наиболее подходящий рейс или отель. Еще покупка через сервис быстрее и удобнее: не нужно созваниваться или переписываться с менеджерами и ждать обработки заявки. Человеческий фактор полностью исключен, а значит, вы не потеряете деньги.
Отличие от сайтов бронирования. Бизнес платит по счету и с отсрочкой платежа, если необходимо. Платформы формируют все необходимые закрывающие документы, чтобы бухгалтерии было проще работать. Встроенные инструменты контроля расходов и согласования значительно снижают расходы, в среднем на 10–15%. Все данные хранятся в одном месте, что оптимально для построения аналитики и интеграции с внутренними системами, например, чтобы данные автоматически передавались в «1С:Бухгалтерию». Значительно качественнее тревел-поддержка.

«Теперь сотрудники подают заявки на поездки через систему внутреннего документооборота, где сразу указывают условия и пожелания. А менеджер подбирает, бронирует и оплачивает отели и билеты через Smartway. Для нас важно, что всё происходит в одном сервисе и что интерфейс действительно удобный».
«Додо Пицца»

Посмотреть, как работает платформа, и сравнить цены вы можете в бесплатной демоверсии Smartway.today.

Три главных преимущества, за счет которых можно снизить затраты на командировки до 15%.
1. Стоимость билетов и отелей. Платформы подключаются к десяткам поставщиков и сравнивают цены в режиме реального времени. Как итог пользователи получают лучшую цену на конкретный билет или номер в отеле. Менеджеры агентства не имеют возможности моментально сравнить разных поставщиков и в целом заинтересованы продать самый дорогой вариант, чтобы получить дополнительную комиссию. Поэтому часто клиенты не получают лучшие условия.
2. Прозрачное ценообразование. Агентская модель подразумевает высокие операционные расходы. Заявки приходят по электронной почте или телефону и требуют времени сотрудника: он должен их прочитать, связаться с клиентом, уточнить детали, подобрать варианты, согласовать, выкупить и отправить ваучеры. Время этого сотрудника всегда оплачивает клиент и чаще всего за счет скрытых наценок. Онлайн-платформы — это автоматизированный бизнес, люди только оказывают тревел-поддержку.
3. Возможность интеграции. Сервис хранит данные о сотрудниках и поездках централизованно, поэтому компании могут интегрироваться с платформой. Например, можно подключить интеграцию с учетной системой и автоматически передавать в нее информацию для создания авансовых отчетов.

«Чтобы избавиться от проблем, мы перешли на Smartway и продолжаем с ними сотрудничать до сих пор. Мы охотно пользуемся возможностью настройки лимитов и тревел-политик для сотрудников, например, есть направления, где мы четко прописали доступы и ограничение по стоимости. Рядовой сотрудник, войдя в систему, увидит лишь те отели, которые находятся в пределах установленного для него лимита».
Модульбанк

В результате работы со Smartway Модульбанку удалось снизить расходы на 4 млн рублей в квартал.

В Smartway есть встроенная интеграция с «1С:Бухгалтерией». Она не требует разработки, поддерживается «1С» и подключается за две минуты. Вот как это работает.
1. Билеты автоматически загружаются в «1С:Бухгалтерию» и учитываются по факту покупки. При создании авансового отчета билеты автоматически прикрепляются к нему, а НДС попадает в книгу покупок.
2. Если сотрудник заполнил авансовый отчет внутри системы Smartway, то он автоматически загрузится в «1C». Бухгалтеру необходимо только подтвердить данные и провести отчет.
Гибкая настройка закрывающих документов:
• формируются с любой периодичностью;
• могут разделяться по видам услуг, центрам затрат или формироваться на каждую покупку — вы сами выбираете, как вам удобно;
• копии всегда доступны в сервисе, а оригиналы отправляются по почте или ЭДО.
Документы всегда доступны в личном кабинете. Можно настроить автоотправку документов на электронную почту бухгалтерии и всегда получать их вовремя. Разумеется, это не исключает отправку оригиналов или работу по ЭДО.

1. Аналитика настраивается под компанию. Вы сами выбираете, какие метрики должны анализироваться и в каком разрезе — проектов, департаментов, холдингов — или в любых других форматах.
2. Интеграция с ERP-системой: все затраты на командировки будут автоматически учитываться и разноситься по правильным полям.
3. Все действия сотрудников сохраняются в системе. Всегда можно посмотреть, кто согласовал поездки, кто приобретает билеты в последний момент, а кто нарушает тревел-политики.

Если вы не планируете раздавать доступы сотрудникам, то можно ограничиться личными кабинетами только для тех работников, которые отвечают за организацию поездок: тревел-менеджер, секретарь, ассистент. В этом случае менеджеры самостоятельно купят для всех сотрудников необходимые услуги, а онлайн-платформа упростит их работу.
1. Вся информация о сотрудниках сохраняется. Не надо каждый раз вводить паспортные данные или отправлять их в агентство.
2. Контроль тревел-политик. Тревел-менеджерам необязательно держать в голове, что Иван Петрович может купить билет за 5 тысяч, а Петр Иванович за 10 тысяч рублей. Система сама проверит соответствие и предупредит, если тревел-политика нарушена.
3. Бесплатная отмена авиабилетов. Если вы купили билет по ошибке, то в течение нескольких часов вы можете бесплатно его сдать, даже если это невозвратный тариф. Этот функционал полностью автоматический, вам не придется писать и ждать ответа менеджера.
4. Если у вашей компании есть прямые договоры с авиаперевозчиками или гостиницами, то эти условия будут автоматически отражены в системе.

При бронировании поездок через агентство кто-то должен следить за соблюдением тревел-политики компании. Одним сотрудникам можно летать бизнес-классом, другим — нет, одним можно бронировать пятизвездочные отели, другим — нет и так далее. Онлайн-сервисы дают инструменты для автоматического контроля соблюдения корпоративных правил. Система просто не дает приобрести билет или номер в отеле, если он не соответствует правилам компании.
Хотите, чтобы сотрудники согласовывали каждую покупку? Это настраивается просто. Вместо кнопки «Купить» сотрудник увидит кнопку «Отправить на согласование». Руководитель получит письмо с деталями поездки и сможет согласовать или отказать прямо из письма.

Додо пицца, Револют, Gett и другие бренды
о работе с сервисом организации командировок

Почувствуйте разницу Додо пицца, Револют, Gett и другие бренды рассказали, как они организовали командировки

Сотрудники заметили разницу: как в Alvarez & Marsal организовали командировки с помощью Smartway

Количество сотрудников: 50

Количество командировок: 700–1000 в год

Основные направления: Россия, СНГ, Восточная Европа

Штат у нас небольшой, специальных тревел-менеджеров нет, поэтому командировками занимаются сотрудники административного отдела. Раньше мы сотрудничали с туристическим агентством, где заявки от нашей компании обрабатывались вручную. Это иногда приводило к ошибкам при бронировании поездок. Когда мы увидели в СМИ статью о Smartway, решили попробовать и подключились к сервису.

Со Smartway бронирование стало гораздо оперативнее. Мы можем без вовлечения сотрудников туристического агентства, самостоятельно через личный кабинет на сайте Smartway, оформлять командировки онлайн — забронировать одну поездку можно буквально за пару минут. Зачастую для нас это критично, когда необходимо сделать всё очень быстро.

Еще нам нравится, что в Smartway можно сохранять направления, рейсы и отели в избранном. Благодаря понятному интерфейсу нужную услугу — покупку билетов, трансфер, подбор гостиницы — мы можем выбрать в два клика. А автоматическая отправка билетов и ваучеров после покупки на почту сотрудника и административного отдела способствует быстрому обмену информацией.

Ну, и немаловажное преимущество сервиса — отчетность. Мы настроили доступ для сотрудника финансового департамента, он видит затраты на поездки в каждом проекте и получает готовые документы для бухгалтерии. Возможность выбора кост-центра значительно облегчает работу. В Smartway даже можно настроить, с какой периодичностью в личном кабинете будут появляться закрывающие документы, и есть удобные аналитические инструменты, которые облегчают анализ по любым параметрам.

Я уверена, что все сотрудники заметили разницу при переходе на Smartway. Я и сама ее почувствовала. Недавно ездила в Лондон, оплатила поездку в сервисе и сразу получила билеты и бронь на e-mail.

В какой-то момент поездки стали включать несколько стран и городов: как в «Додо Пицце» организовали командировки

Количество сотрудников: 300+

Количество командировок: 1000+ в год

Основные направления: Китай и Великобритания, Санкт-Петербург и Сыктывкар

Раньше каждый сотрудник планировал поездку самостоятельно и оставлял заявку на командировку в «Google Формах». Затем заявка отправлялась в разные агентства, с которыми мы работали. Это существенно замедляло процессы, которые и без этого никак не регламентировались. Когда командировки стали ежедневными, а поездки стали включать несколько стран и городов, вопрос оптимизации бронирования встал ребром.

Мы технологичная компания и выбираем цифровые решения, которые помогают автоматизировать бизнес-процессы. Поэтому, когда услышали от партнеров про возможности Smartway, сразу решили попробовать.

Результат нас устраивает. Теперь сотрудники подают заявки на поездки через систему внутреннего документооборота, где сразу указывают условия и пожелания. А менеджер подбирает, бронирует и оплачивает отели и билеты через Smartway. Для нас важно, что всё происходит в одном сервисе и что интерфейс действительно удобный. Я могу купить билеты, пока еду на работу, через приложение для телефона. Иногда приходится оформлять билеты в день отправления, поэтому простота использования системы и оперативность работы службы поддержки являются приоритетом.

Помимо этого, раньше много сил тратилось на отчетность. Smartway помог нам наладить обмен данными с системой документооборота: мы настроили интеграцию с «1С» и оптимизировали работу бэк-офиса и бухгалтерии.

Сгонять в Лондон: как путешествуют сотрудники Revolut

Количество сотрудников: 1500+

Количество командировок: 300+ в год

Основные направления: Лондон, Краков, Москва, Санкт-Петербург

Раньше мы пользовались b2c-агрегаторами. С одной стороны, это было удобно: позволяло найти самый удачный вариант для сотрудников и не тратить время на общение с менеджером агентства. С другой стороны, сотрудники тратили время на сбор чеков и счетов-фактур, а бухгалтерии приходилось следить за этим. С увеличением числа командировок острее встал и вопрос менеджмента: нам необходимо знать, кто из сотрудников улетел и когда он вернется, а единой и удобной базы не было.

Всё это было неэффективно, и мы решили перейти на специализированное решение. При выборе подрядчика в первую очередь смотрели на уровень технологии и возможности системы. В нашей компании основной фокус всегда направлен на автоматизацию процессов, чтобы не привлекать людей к выполнению простой рутинной работы, которую может сделать робот.

Изучив рынок, выбрали Smartway: решение позволяло не менять существующие процессы в компании, но минимизировать головную боль с оплатами, документами и отчетностью. Удобство поиска билетов и отелей через Smartway сопоставимо с топ-порталами бронирования, но основное преимущество — это возможность организовать командировку — авиабилеты, экспресс в аэропорт, отель — полностью через одну систему.

Мы создали аккаунты всем сотрудникам, чтобы они могли самостоятельно выбирать удобные варианты. Если раньше они искали билеты и размещение на агрегаторах, оплачивая то и другое по отдельности, сейчас они делают всё внутри одной системы. Плюс при бронировании жилья через известные всем порталы возникала ситуация, когда корпоративная карта нужна была только для брони, а оплачивать всё равно нужно было при въезде. Это очень неудобно как для сотрудника, так и для бухгалтерии. Оплачивая гостиницу через Smartway, мы облегчили себе как процесс организации самой командировки, так и сбор закрывающих документов.

А чтобы не проверять каждый забронированный билет, мы ввели общие ограничения по стоимости. Если заявка не выходит за пределы лимита, сотрудник может самостоятельно всё оплатить, а если стоимость поездки выше, понадобится согласование. Еще мы подключили встроенную интеграцию с «1С: Бухгалтерией»: теперь на основе информации из сервиса проводки автоматически формируются и подтягиваются к авансовым отчетам. Единственное, чего нам не хватает, — это возможности бронировать апартаменты из Airbnb и покупать билеты европейских лоукостеров.

Командировка: билетные вопросы

Купил билеты для себя и для коллеги…

Командированный работник предприятия купил авиабилеты для себя и для другого работника, который тоже направлен в командировку. Включается ли компенсация стоимости таких билетов в налогооблагаемый доход работника?

В данной ситуации, считаем, ничего «криминального» нет. И вопросов о дополнительном благе платящего «за себя и за того парня» работника при возврате ему израсходованных средств, по нашему мнению, возникать не должно.

«в случае, если оплата стоимости проживания, проезда физических лиц (работников) во время командировки осуществляется одним физическим лицом (работником) от имени и за счет юридического лица (работодателя) с использованием корпоративной платежной карты, то сумма понесенных расходов не считается дополнительным благом работников, поскольку во время командировки ими исполняются обязанности трудового найма».

Вполне разумный вывод, который, считаем, справедлив и в том случае, если работник приобретал билеты наличными или с использованием своей личной платежной карточки. Ведь правила определения налогооблагаемого дохода во всех этих случаях одинаковы.

При этом если расходы понесены до командировки, полагаем, лучше провести их по отдельному авансовому отчету, как расходы на хознужды предприятия. А затем билет (билеты) оприходовать на баланс и выдать работнику(ам) через кассу при выезде в командировку*.

В любом случае не помешает перед командировкой издать приказ (или распоряжение), в котором уполномочить работника — держателя корпоративной платежной карточки и/или соответствующей суммы подотчетных наличных оплатить стоимость билетов за себя и работников по списку. То есть на этом основании работник выполнит поручение работодателя по удовлетворению хознужд предприятия.

Учитываем билеты, купленные заранее у посредника

Предприятие приобретает авиабилеты для своих командированных работников заранее. Турагентство датой продажи билетов выдает счет и акт предоставленных услуг. Как учитывать такие приобретенные билеты до момента их фактического использования?

Согласно пп. 1 и 2 разд. III Авиационных правил** воздушные перевозки выполняются на основании договора между авиаперевозчиком и пассажиром. Заключение такого договора и его условия подтверждаются билетом, который может быть выдан пассажиру либо самим авиаперевозчиком, либо агентом по продаже.

В данном случае предприятие приобретает авиабилеты у агента, который на дату продажи билетов выдает счет на оплату и акт, подтверждающий факт предоставления агентских услуг.

Полученные билеты, на наш взгляд, должны быть оприходованы на баланс и храниться в кассе предприятия — в сейфе или металлическом шкафу.

Оплаченные проездные документы учитывают на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте» (Дт 331 — Кт 685).

Заметьте: заранее приобретенные авиабилеты отражают в балансе по статье «Прочие оборотные активы».

Выдачу билетов командированным работникам отражают проводкой Дт 372 — Кт 331. По возвращении из командировки после утверждения авансовых отчетов стоимость билетов списывают на соответствующие затратные счета: Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 372.

Это что касается бумажных билетов. Но на сегодняшний день все чаще оформляют электронные авиабилеты. В отличие от бумажного, такой авиабилет пассажиру непосредственно не выдается. А вся информация, относящаяся к перевозке пассажира (маршрут, тариф, класс обслуживания, уплаченная сумма, сборы и т. д.) содержится в файле электронного билета, расположенном в базе данных соответствующей авиакомпании. Операции по приобретению электронных авиабилетов могут быть отражены в бухучете следующим образом.

Содержание операции

Бухгалтерский учет

Сумма,

грн.

Дт

Кт

1. Оплачена стоимость электронных авиабилетов по безналичному расчету

2. Отражен налоговый кредит по НДС (НН зарегистрирована в ЕРНН)

По завершении командировки на основании подтверждающих документов:

3. Стоимость проезда отнесена в состав расходов

4. Отражена сумма НДС

Выехал в командировку раньше срока

На основании приказа руководителя предприятия работник был направлен в командировку с 24.09.2019 г. по 27.09.2019 г. Однако фактически работник выехал в командировку на один день раньше (т. е. 23.09.2019 г.) в связи с тем, что в железнодорожной кассе не было в наличии билетов на 24.09.2019 г. в нужном направлении. После возвращения работник предоставил авансовый отчет вместе с оригиналами проездных документов. Можно ли в этом случае возместить работнику расходы на проезд к месту командировки?

Прежде всего обратим внимание на то, что в командировку работника направляет руководитель предприятия и оформляет это соответствующим приказом (распоряжением). В нем обязательно указывают данные о пункте назначения, названии предприятия (учреждения, организации), в которое командирован работник, срок и цели командировки.

В рассматриваемой ситуации работник выехал в командировку на один день раньше срока, определенного приказом, т. е. не 24.09.2019 г., а 23.09.2019 г. Отсутствие билетов в железнодорожной кассе — ситуация, конечно, житейская. Однако работник не имел права самостоятельно принимать решение о переносе срока командировки.

Но несмотря на такое «самоуправство», расходы на проезд к месту командировки и обратно, подтвержденные транспортными билетами (счетами, багажными квитанциями и т. д.), должны быть возмещены работнику в полном размере. Поскольку эти расходы работник понес бы в любом случае.

А вот суточные расходы будут возмещены только за 4 дня (с 24.09.2019 г. по 27.09.2019 г.), так как их размер определяют согласно приказу о командировке. Для возмещения расходов на проживание за 23.09.2019 г. тоже оснований нет.

Фамилия в билете указана с ошибкой

При продаже билета на поезд в фамилии командированного работника было допущено 2 ошибки. «Укрзалізниця» принимает такие билеты для посадки в поезд (допускается максимум 3 ошибки). Можно ли возместить работнику расходы на проезд на основании такого билета?

Согласно Инструкции № 59*** расходы на проезд к месту командировки и обратно (в том числе перевозка багажа, бронирование транспортных билетов) возмещаются командированному работнику только при наличии документов в оригинале, подтверждающих сумму таких расходов. Документом, подтверждающим расходы на проезд железнодорожным транспортом, является оригинал проездного документа.

Оформление в билетной кассе проездных документов, в том числе электронных, осуществляется с внесением в проездные документы фамилии и имени пассажира со слов лица, оплачивающего проездной документ (п. 2.35 Правил № 1196****).

При получении проездного документа пассажир должен, не отходя от кассы, проверить правильность указанных в нем сведений, в том числе фамилии и имени (п. 2.49 Правил № 1196).

Что касается ошибок в фамилии и имени пассажира, указанных в проездном документе, то действительно, п. 7.3 Правил № 1196 допускает возможность таких описок не более трех знаков. Правда, только в отношении посадки на поезд.

Таким образом, поскольку билеты на проезд в поезде именные, фамилия работника, указанная в билете, должна совпадать с фамилией командированного работника, указанной в приказе о направлении в командировку.

Стоимость билета с «неправильной» фамилией, возмещенная работнику, может быть расценена проверяющими как дополнительное благо с необходимостью удержания НДФЛ и ВС .

https://smartway.rbc.ru/cards
https://buhgalter911.com/journals/buh911/2019/october/issue-40/article-97161.html